Edición: Junio 2009

• 
• 
• 
• 

Algunas claves para organizar un campamento grupal

En ediciones anteriores de la Revista, las notas de esta sección estuvieron dedicadas a algunas consideraciones que deben tenerse al trabajar con contigentes, ya sean vacacionales, escolares o de agrupaciones de educación no formal (como los scouts, las parroquias, los clubes, etc.). En ellas se desarrollaron algunos puntos clave que no pueden pasar por alto tanto quienes llevan al grupo como quienes lo reciben en sus campings o predios. Pero yendo un poco más atrás, cabe analizar los pasos y tareas que deben realizarse para organizar un campamento grupal, a fin de que los no experimentados pueden tener éxito más fácilmente desde la primera vez. Cabe destacar que éstas son independientes de las que cada coordinador vaya a desarrollar con su grupo –el docente con su curso si es una escuela, o el entrenador con su división si se trata de un club- y están relacionadas con la preparación general del evento.

El programa

Es sumamente conveniente que todas las salidas o acampadas grupales tengan un programa cuidadosamente elaborado de antemano. Esto ayuda a evitar imprevistos, a manejar mejor los horarios, a motivar a los asistentes desde un tiempo antes, y a muchas otras cosas. Este programa estará directamente relacionado con el objetivo general que se haya definido para la actividad: si se trata de “conocer la zona de los lagos y montañas del sur”, deberá ser con muchos paseos y excursiones. Si es “consolidar el grupo respetando al otro”, seguramente se hará más hincapié en actividades que fomenten la convivencia o las actividades de equipo; y si se busca “hacer la pretemporada antes de que empiece el campeonato” se dedicará más tiempo al ejercicio físico que al turismo, por mencionar sólo tres ejemplos.

El programa es fundamental para conocer además dos cuestiones sumamente importantes: los horarios –de los cuales derivan la logística, el transporte, las comidas, etc.- y los requisitos de cada actividad. De acuerdo a las cosas con que “llenemos” nuestro programa dependerán los materiales necesarios, y hasta la selección del lugar donde hagamos el campamento.

La clave: responsabilidades compartidas

Todas las actividades humanas están dirigidas y coordinadas por grupos de trabajo: las empresas por juntas directivas; las cooperativas o los clubes por sus socios… incluso, al salir o preparar un campamento, una familia funciona como un mini grupo, donde cada uno tiene una responsabilidad implícita o delegada. Todos los campamentos o salidas grupales requieren un grupo de trabajo, ya que una sola persona no basta física o psicológicamente para ocuparse de todo, si se trata de un número superior a unas 10 o 15 personas. Por eso, la cantidad de miembros del equipo de organización dependerá directamente de la cantidad de acampantes involucrados. Si bien hay funciones estables -comida, transporte, etc- el número las complejiza: no es lo mismo cocinar para 20 que para 100, ni supervisar un colectivo que hacerlo con cinco y dos autos de apoyo. Por eso, la mejor manera de distribuir las tareas no es en base a personas disponibles –porque la dedicación que requiere cada una varía enormemente- sino en base a funciones.

Las funciones y responsabilidades derivan del programa general, y lo condicionan. Si no poseo un equipo de coordinación numeroso, probablemente no podré subdividir a mi grupo de acampantes en muchas actividades simultáneas, tanto dentro como fuera del campamento, porque no tendré un responsable para cada una de ellas.

Una vez definido el programa, comienza el “reparto” de tareas, (¡una reunión a la que no conviene faltar!). Una clave para el éxito es que ninguna responsabilidad quede en manos de una sola persona. Aunque el titular sea uno, es bueno que exista otro que actúe como compañero, para evitar olvidos u omisiones, y para que al menos dos estén en conocimiento de cada ítem.

En todo evento de este tipo existen algunas tareas fijas. La Secretaría llevará registro de los permisos si se trata de menores, de las actas de cada reunión de trabajo y la asignación de responsabilidades (para evitar que nadie se haga el distraído con alguna responsabilidad), y todo el papelerío necesario. Los encargados de seguridad deberán elegir un lugar apto para la salida y evaluar sus potenciales riesgos, si está habilitado y cuenta con seguro en el caso de ser un camping o albergue, se ocuparán de establecer limitaciones de uso (piletas, arroyos, etc), señalizar, revisar matafuegos, elaborar planes de evacuación, disponer de un vehículo de emergencia y apropiados sistemas de comunicaciones, identificar bomberos y policía más próximos, entre otros.

La Tesorería elaborará el presupuesto completo de la actividad, planeará las iniciativas para recaudar fondos, controlará los pagos y recaudaciones, etc. Paralelamente, los enfermeros se ocuparán de recibir y archivar las fichas médicas y los certificados de buena salud, armar los botiquines, ubicar los servicios sanitarios más cercanos –e incluso avisarles que se andará por allí, por cualquier eventualidad- y hasta conseguir un profesional que sirva de apoyo.

Los encargados de transporte averiguarán presupuestos de colectivos y fletes -si hacen falta-, controlarán los seguros, realizarán las contrataciones, etc. Quienes se ocupen de la comida deberán elaborar el menú, calcular la cantidad de alimentos en base a las actividades y a una balanceada ingesta de calorías, organizarán un equipo de apoyo de cocina si es necesario. En un campamento numeroso, no conviene que cocinen los coordinadores, ya que ello significa restar gente durante mucho tiempo a la supervisión de las actividades y al cuidado de los participantes. Los responsables de esta tarea también definirán los materiales necesarios para informarlo a los encargados de infraestructura. Éstos, a su vez, deberán conseguir o controlar el estado de los elementos generales que se requieran: palas, hachas y otras herramientas, generadores, cables, luces, mangueras, faroles, garrafas y mecheros, carpas, batería de cocina, y todo lo demás, dependiendo del lugar y las actividades.

Todas ésas son algunas –no todas- de las tareas que deben cumplirse para preparar un campamento o salida grupal de varios días. La lista final posiblemente nunca pueda completarse ya que depende de muchos factores: número, edad, lugar, duración, tipo de evento, y un larguísimo etcétera.

El seguimiento de las actividades

Organizar una salida grupal requiere un seguimiento y coordinación muy ajustada de las actividades. No se puede contratar el transporte si el tesorero no recolectó los fondos ni los encargados seleccionaron el lugar. Por eso, el diálogo y la comunicación son fundamentales. Las reuniones de preparación deberán tener una frecuencia menor cuanto más cerca se encuentre la fecha de partida, y probablemente deban ser diarias –al menos de unos minutos y para actualizarse de todo- durante el desarrollo del evento. El final del día, compartiendo un café junto al fuego y el silencio de la noche es un momento ideal para ello.

Una herramienta muy sencilla y popular para establecer y seguir el cronograma de trabajo es el gráfico inventado por Henry Gantt, conocido simplemente como “Diagrama de Gantt” o “Gráfico de Gantt”. Su creador procuró resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que pudiese visualizarse el periodo de duración de cada una, sus fechas de iniciación y terminación y la relación entre éstas. En el eje horizontal se establece un calendario, o escala de tiempo, definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc. En el eje vertical se representan las actividades a ejecutar, y a cada una se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración. Un ejemplo muy simplificado podría representarse así:

La coordinación general

Para el final de este artículo hemos dejado el tema quizás más crítico de todos: la coordinación general (o como lo conocemos los scouts, la “jefatura de campo”…) Si bien más arriba dijimos que los sistemas de toma de decisiones colegiados son la forma más positiva, porque permiten hacerlo considerando muchos puntos de vista, siempre debe haber un responsable último. Así ocurre en empresas, clubes, asociaciones, etc. porque como bien dicen los marineros con su viejo refrán, “no puede haber dos capitanes en un mismo barco”. Ante situaciones complejas los seres humanos tenemos diferencias de criterio y capacidad de respuesta. Por eso, aunque la base de trabajo sea el consenso, en determinados casos hay que respetar la voluntad de quien ejerce la coordinación general de la actividad: porque es el más experimentado, porque es el que todos eligieron para ello, porque sobre el recae la responsabilidad legal del bienestar del grupo, o por la razón que sea.

Ninguna función es tan crítica como ésta, ya que el coordinador general no trabaja con cosas, sino con gente. Los colectivos no se enojan si están cansados, ni pierden el humor si durmieron mal la noche anterior… en una salida de mucha gente y muchos días, donde el agotamiento es mucho mayor, el coordinador general debe tener el suficiente tacto y cuidado para preservar la integridad del equipo de trabajo, su buen humor, el “espíritu de aire libre”, evitar los roces por diferencias tan nimias como los horarios de duchas (porque pasa, créanme), y hasta cuidar la salud y el descanso de los coordinadores que no pueden “desenchufarse” y están todo el día a mil por hora.

Esta función requiere una visión más allá de lo particular, una rápida capacidad para resolver problemas, y firmeza de decisión para actuar en momentos críticos, si surgen. Pero más allá de eso, es quizás una de las más estimulantes: mirar atrás desde el escalón del colectivo y ver a los organizadores tan felices como los acampantes el día en que se pega la vuelta es la mejor recompensa que se puede tener después de una acampada.

Notas de Turismo joven en ediciones anteriores

• Una opción para campamentos grupales
• En tu próximo viaje, la onda es cuidarse
• La aventura de moverse con el pulgar en alto

» Todas las notas de Turismo joven

El espacio de los lectores

Dejá tu comentario sobre está nota: